Website selbst pflegen oder Agentur bezahlen? Die ehrliche Kostenrechnung
Setup-Investition einmalig, laufende Kontrolle für immer: Wie ein durchdachtes CMS-System Unternehmen hunderte Agenturstunden pro Jahr spart.
Constantin Jabi
Gründer & Digital Experience Designer
„Können Sie kurz unseren Teamfoto-Bereich aktualisieren? Wir haben zwei neue Mitarbeiter." Diese Nachricht kostet bei einer klassischen Agentur zwischen 80 und 150 Euro. Für ein Foto. Das in 4 Minuten hochgeladen wäre, wenn das System richtig aufgebaut ist.
Ich will hier keine Agentur-Bashing-Geschichte erzählen. Ich will eine ehrliche Kostenrechnung aufmachen, die die meisten Unternehmer nie gesehen haben, weil niemand ein Interesse daran hat, sie ihnen zu zeigen.
Die versteckten Kosten der Abhängigkeit
Eine klassische WordPress-Website mit einem externen Entwickler oder einer Wartungsagentur erzeugt laufende Kosten, die sich selten direkt auf einer Rechnung summieren, weil sie über das Jahr verteilt anfallen.
Typisches Muster, das mir Kunden in Erstgesprächen schildern:
- Neue Leistung hinzufügen: 1 bis 3 Stunden Agenturzeit
- Preise oder Konditionen aktualisieren: 30 bis 60 Minuten, oft Mindestabrechnung 1 Stunde
- Teammitglied hinzufügen oder entfernen: 30 bis 90 Minuten
- Stellenanzeige veröffentlichen: 1 Stunde, manchmal mehr wenn die Seite nicht dafür gebaut ist
- Plugin-Updates nach Sicherheitslücke: 1 bis 4 Stunden, manchmal Notfalltarif
Bei einem Stundensatz von 90 bis 120 Euro und 15 bis 20 solcher Anfragen pro Jahr kommt ein Unternehmen schnell auf 1.500 bis 3.000 Euro ausschließlich für Pflege- und Kleinstanpassungen. Ohne eine einzige strategische Maßnahme.
Die Frage ist: Was kostet mich meine Abhängigkeit von einem externen Dienstleister über 3 Jahre gerechnet? Und was kostet mich die Trägheit, weil ich Änderungen aus Kostengründen hinauszögere?
Die ehrliche Rechnung: Setup vs. laufende Kosten
Ich baue Websites mit einem integrierten Headless CMS, zum Beispiel Sanity oder Payload. Das bedeutet im Vergleich zu einer einfachen statischen Website eine höhere einmalige Setup-Investition. Konkret:
- Statische Website ohne CMS: Günstigster Einstieg, volle Kontrolle über Technik, aber jede Änderung braucht einen Entwickler.
- WordPress mit klassischem Backend: Mittlere Setup-Kosten, theoretisch selbst pflegbar, in der Praxis aber oft zu komplex oder zu riskant für Laien.
- Next.js mit Headless CMS: Höhere Setup-Investition, dafür danach keine laufenden Entwicklerkosten für Inhaltsänderungen.
Nehmen wir ein konkretes Beispiel: Eine Praxis oder ein Dienstleister, der monatlich 3 bis 5 Änderungen an seiner Website vornehmen will. Texte, Bilder, neue Leistungen, saisonale Hinweise. Bei Agentur-Abhängigkeit entstehen monatlich 200 bis 400 Euro reine Pflegekosten.
Ein gut konfiguriertes CMS-Setup amortisiert sich in diesem Szenario nach 8 bis 14 Monaten. Danach ist jede Änderung, die ein Mitarbeiter selbst vornimmt, direkter Gewinn gegenüber der Alternative.
Hohe Änderungsfrequenz und Eigenständigkeit gewünscht: Investiere mehr ins Setup, spare dauerhaft bei laufenden Kosten.
Statisches Angebot, kaum Änderungen nötig: Schlankeres System ist sinnvoll, dafür bleibt eine Restabhängigkeit für Aktualisierungen.
Wann welches System sinnvoll ist
Es gibt kein universell „bestes" System. Es gibt das jeweils passende. Meine Einschätzung nach mehreren Jahren mit verschiedenen Kunden und Tech-Stacks:
- Statische Website ohne CMS: Sinnvoll für One-Pager, Portfolios oder Websites, die sich selten ändern. Günstig im Setup, keine laufenden Kosten, aber jede Änderung braucht einen Entwickler.
- WordPress: Sinnvoll, wenn ein großes Plugin-Ökosystem benötigt wird oder ein bestehender WordPress-Workflow weiterläuft. In vielen Fällen aber mit versteckten Kosten durch Wartung, Updates und Sicherheitslücken verbunden.
- Framer: Sinnvoll für Marken und Agenturen, die visuell hochwertige, animationsreiche Auftritte ohne tiefen Code brauchen. Starkes Design-Tool, aber weniger geeignet für komplexe datengetriebene Strukturen.
- Next.js mit Headless CMS: Sinnvoll, wenn Performance, Skalierbarkeit und volle gestalterische Freiheit langfristig wichtig sind. Beste Wahl für Unternehmen, die ihre Website als aktiven Vertriebskanal betreiben.
Einen ausführlicheren Vergleich dieser Tech-Stacks aus Kundenperspektive, mit Kosten, Möglichkeiten und typischen Anwendungsfällen, findest du in unserem Artikel WordPress, Framer oder Next.js: Welcher Tech-Stack passt zu welchem Unternehmen?
Wie ein Headless CMS in der Praxis funktioniert
Ein Headless CMS trennt das Backend (wo Inhalte eingepflegt werden) vom Frontend (was der Besucher sieht). Das Frontend ist in Next.js gebaut, blitzschnell und unabhängig. Das Backend ist ein aufgeräumtes Interface, das sich ähnlich wie ein gut strukturiertes Formular bedienen lässt.
Was das konkret bedeutet:
- Neue Leistung hinzufügen: Formular ausfüllen, Bild hochladen, veröffentlichen. Unter 5 Minuten.
- Teammitglied aktualisieren: Name, Rolle, Foto, fertig. 3 Minuten.
- Neues Projekt oder Referenz anlegen: Strukturiertes Eingabefeld, das Design bleibt automatisch korrekt.
Das Design kann dabei nicht zerstört werden. Schriftarten, Abstände, Farben und mobile Layouts sind im Code fest verankert. Wer Inhalte einpflegt, füllt Felder aus. Er gestaltet nicht.
Übergabe und volle Kontrolle von Tag 1
Nach dem Go-Live gibt es kein PDF-Handbuch und keine Hotline mit Warteschlange. Ich erstelle für jedes Projekt kurze Loom-Walkthrough-Videos, die genau zeigen, wie die spezifische Website dieses Kunden gepflegt wird. Nicht generisch, sondern an den eigenen Inhalten und Prozessen.
Wer danach noch Fragen hat, erreicht mich direkt. Nicht über ein Ticket-System.
